Ausweiskopie sicher weitergeben: So schützen Sie Ihre Daten

Ausweiskopie weitergeben. Eine Kopie des Personalausweises wird häufig für Verträge, Hotelbuchungen oder Online‑Identitätsprüfungen verlangt. In vielen Fällen ist sie jedoch gar nicht nötig. Wenn der Ausweis im Original vorgelegt wird, reicht oft schon ein Vermerk wie „Personalausweis/Reisepass hat vorgelegen“.

Der Grund ist das hohe Missbrauchsrisiko. Eine Ausweiskopie enthält zahlreiche persönliche Daten und sollte deshalb nur erstellt und weitergegeben werden, wenn sie wirklich erforderlich ist. Darauf weist das Bundesinnenministerium auf seinem Personalausweisportal hin.

Kopien sind erlaubt, müssen aber klar als Kopie erkennbar sein

Grundsätzlich dürfen Ausweisinhaberinnen und Ausweisinhaber selbst Kopien ihres Personalausweises anfertigen. Die Ablichtung kann eine klassische Kopie, ein Foto oder ein Scan sein. Wichtig ist, dass sie dauerhaft als Kopie erkennbar bleibt. Möglich ist zum Beispiel der deutliche Aufdruck „KOPIE“ oder eine Schwarz‑Weiß‑Abbildung.

Nur die Ausweisinhaberin oder der Ausweisinhaber darf die Kopie weitergeben. Bei Reisepässen gibt es eine Ausnahme. Wird eine Kopie für einen Visumsantrag benötigt und liegt die Zustimmung der Passinhaberin oder des Passinhabers vor, darf auch eine andere Person diese weiterreichen.

Kopieren mit Zustimmung möglich, Weitergabe bleibt eingeschränkt

Mit Zustimmung der betroffenen Person darf auch jemand anderes eine Ausweiskopie erstellen. Diese darf allerdings nicht eigenständig an Dritte weitergegeben werden.

Entstehen beim Kopieren zusätzliche Ausdrucke oder digitale Dateien, sollten diese nach der Übermittlung umgehend gelöscht oder datenschutzkonform vernichtet werden.

Welche Angaben bei einer Ausweiskopie geschwärzt werden können

Um Identitätsdiebstahl vorzubeugen, empfiehlt das Bundesinnenministerium, nur wirklich notwendige Daten sichtbar zu lassen. Häufig reichen Name, Geburtsdatum und Wohnort für eine Identifizierung aus.

• Nicht benötigte Angaben schwärzen. Dazu zählen insbesondere die Zugangsnummer (CAN) neben dem Geburtsdatum sowie die Dokumentennummer oben rechts, sofern sie nicht gesetzlich verlangt werden.
• Auch Daten wie Körpergröße, Augenfarbe, Unterschrift oder die maschinenlesbare Zone müssen meist nicht offengelegt werden.
• Bei der Stelle, die eine Kopie verlangt, kann im Zweifel nachgefragt werden, welche Angaben tatsächlich erforderlich sind.
• Geschwärzte Bereiche müssen vollständig unlesbar sein und dürfen sich technisch nicht wiederherstellen lassen.
• Für Papierkopien eignet sich ein dicker schwarzer Filzstift. Textmarker oder Kugelschreiber decken Daten oft nicht ausreichend ab.
• Am Computer sollte geprüft werden, dass Programme Daten wirklich entfernen und nicht nur optisch überdecken.
• Die Kopie kann zusätzlich mit Zweck und Datum gekennzeichnet werden, etwa „Nur zur Vorlage bei [Unternehmen] am [Datum]“.
• Für die Übermittlung eignen sich sichere Wege wie persönliche Übergabe, verschlüsselte Dateien oder gesicherte Upload‑Portale.
• Unverschlüsselte E‑Mails gelten nicht als sicherer Übertragungsweg.
• Als besonders sichere Alternative kann die Online‑Ausweisfunktion (E‑ID) genutzt werden, wenn diese angeboten wird.
• Nach der Nutzung sollten alle Ausweiskopien gelöscht oder datenschutzgerecht vernichtet werden.

Gerät eine Ausweiskopie in falsche Hände oder taucht im Internet auf, empfehlen Fachstellen schnelles Handeln. Hinweise zu Schutzmaßnahmen stellt unter anderem das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik bereit. dpa/red