Eigentümerversammlung im Urlaub: So klappt Vollmacht oder Online-Teilnahme

Eigentümerversammlung Vollmacht Urlaub. Auch wenn der Termin der Eigentümerversammlung in die Urlaubszeit fällt, kann die Stimme zählen, entweder per Online-Teilnahme, wenn die WEG das beschlossen hat, oder über eine Vertretung mit Vollmacht und Weisungen.

Gerade wenn es um Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan oder teure Instandhaltung geht, entscheidet die Versammlung über Geld und Maßnahmen am Gemeinschaftseigentum. Der Verbraucherschutzverband Wohnen im Eigentum (WiE) ordnet ein, welche Wege rechtlich möglich sind und worauf dabei zu achten ist.

Ein generelles Verbot für Versammlungen in den Ferien gibt es nicht. Die Terminwahl muss aber für die Gesamtheit der Eigentümer:innen zumutbar sein. Unter Umständen kann ein Termin in Schulferien ein Einladungsmangel sein, entscheidend sind die Umstände, vor allem der Vorlauf der Einladung und Vorgaben in der Gemeinschaftsordnung.

Online teilnehmen geht nur, wenn die WEG es vorher geregelt hat

Eine hybride Teilnahme ist nach Wohnungseigentumsgesetz möglich, wenn die Wohnungseigentümer:innen das mit einfacher Mehrheit beschlossen haben. Dann können einzelne Eigentümer:innen ohne Anwesenheit am Versammlungsort per elektronischer Kommunikation teilnehmen und Rechte ganz oder teilweise ausüben.

Damit es nicht zu Streit und Anfechtungen kommt, sollte der Beschluss nach WiE so konkret sein, dass klar ist, was erlaubt ist und was nicht. Typische Punkte, die geregelt werden:

• welche Technik genutzt wird, zum Beispiel Video- und Audiokonferenz, Telefonie oder Text-Chat
• welche Rechte online möglich sind, zum Beispiel Rederecht und Stimmrecht oder nur einzelne Rechte
• wie Diskussion und Abstimmungen so organisiert werden, dass Online-Teilnehmende tatsächlich mitmachen können

Alternativ können Eigentümer:innen mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen beschließen, dass Versammlungen rein virtuell stattfinden, also ohne physischen Versammlungsort. Das ist nur für bis zu drei Jahre am Stück möglich.

Wichtig: Bis 2028 muss grundsätzlich zusätzlich mindestens eine Eigentümerversammlung pro Jahr in Präsenz stattfinden. Auf diese Präsenzversammlung kann nur mit einstimmigem Beschluss verzichtet werden.

Aus dem Urlaub zugeschaltet: Nicht-Öffentlichkeit sicherstellen

Wer online aus dem Urlaub teilnimmt, muss dafür sorgen, dass Unbeteiligte nicht mithören oder mitsehen. WiE nennt als praktikable Orte ein Hotelzimmer oder eine Ferienwohnung. Ungeeignet sind öffentliche Orte wie eine Strandbar oder ein gut besuchtes Café.

Kosten bei hybriden oder virtuellen Versammlungen realistisch einordnen

Hybride oder virtuelle Versammlungen können Zusatzkosten auslösen, etwa für Abstimmungstools oder Moderation. Nach Einschätzung von WiE sollte nachvollziehbar sein, welche Kosten konkret durch diese Versammlung entstehen.

Ein Beispiel aus der Praxis: Pauschalen eines IT-Dienstleisters, die eine Verwaltung auch für andere von ihr betreute WEGs nutzt, sollten nicht zusätzlich der einzelnen Eigentümergemeinschaft in Rechnung gestellt werden.

Ob darüber hinaus ein Extra-Honorar für die Verwalter:in anfällt, hängt vom Verwaltervertrag und der vereinbarten Vergütungsstruktur ab. Sondervergütungen sind nicht automatisch geschuldet, können aber für nachweisbaren Mehraufwand vereinbart werden. Entscheidend ist eine transparente und nachvollziehbare Regelung.

Wenn keine Online-Teilnahme vorgesehen ist: Vollmacht und Weisungen nutzen

Gibt es in der WEG keinen Beschluss für elektronische Teilnahme, besteht kein Anspruch darauf, per Videokonferenz zugeschaltet zu werden. Dann bleibt als praxistauglicher Weg die Vertretung.

WiE rät, das Stimmrecht auf eine andere Person zu übertragen. Grundsätzlich kann auch die Verwalter:in bevollmächtigt werden. Vorher hilft ein Blick in Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung, weil dort geregelt sein kann, wer überhaupt als Bevollmächtigte:r zulässig ist.

Wenn es keine besonderen Vorgaben gibt, reicht für die Vollmacht die Textform. Das kann zum Beispiel per E-Mail, SMS oder WhatsApp erfolgen.

Für die Kontrolle über die Abstimmungen ist zusätzlich eine Weisung sinnvoll, also klare Vorgaben, wie bei einzelnen Tagesordnungspunkten abgestimmt werden soll, besonders bei teuren Themen wie Heizungstausch, energetischer Sanierung oder größeren Instandhaltungsmaßnahmen.

Am Ende zählt vor allem, dass die eigene Stimme bei wichtigen Beschlüssen nicht ungenutzt bleibt, entweder über eine sauber geregelte Online-Teilnahme oder über eine Vollmacht mit klaren Weisungen.