Modern und zukunftsorientiert im Rhein-Pfalz-Kreis

Kreiswohnungsverband 4.0

Rhein-Pfalz-Kreis. Nicht erst seit Beginn der Corona-Situation steht fest: Das Digitale Zeitalter macht auch vor der Immobilienbranche nicht Halt, die Unternehmen müssen die Digitalisierung vielmehr als Chance begreifen!

Der Wunsch, schneller und effizienter zu arbeiten, steht dabei für die Unternehmen im Vordergrund. Gleichzeitig besteht die Anforderung der elektronischen Dokumentation aller Arbeitsabläufe. Auch die Kommunikation mit Mietern, Mietinteressenten, Dienstleistern und Handwerkern findet immer häufiger auf elektronischem Weg statt.
Ohne technische Weiterentwicklung und ständige Qualifizierung der Mitarbeiter ist daher die Realisierung eines virtuellen Arbeitsumfelds nicht möglich. Der digitale Wandel umfasst neben der internen Arbeitswelt auch die Digitalisierung in den Mietwohnungen bzw. im gesamten Wohnungsbestand.
Digitales Zeitalter bereits seit 2018
Alte Mieterakten in Papierform wurden mit der Übertragung der Grundrisse in digitale Pläne und die Einrichtung eines integrierten Datenbanksystems hinfällig. Diese gemeinsame Arbeitsplattform ermöglicht es, dass alle Mitarbeiter auf Informationen zugreifen und von verschiedenen Arbeitsplätzen aus weiter bearbeiten können. Die Vernetzung schafft Zeitressourcen und bringt einen Informationsvorsprung im Tagesgeschäft.
Auch die Rechnungsbearbeitung der jährlich ca. 5.500 Rechnungen erfolgt seit 2020 mittels eines ausschließlich digitalen Rechnungsbearbeitungsprozesses. Alle eingehenden Rechnungen werden digital gespeichert. Sie werden als elektronische Dokumente weitergeleitet, geprüft und weiter bearbeitet. Somit durchlaufen sie digital mehrere Schritte über die sachliche Prüfung, Freigabe und Zahlbarmachung bis hin zur Archivierung.
Für den Zahlungseingang wurde zuvor bereits ein System mit „virtuellen“ Kontonummern eingeführt, bei dem jedem Mieter ein eigenes Mieterkonto zugewiesen wird. Bei Mietzahlung auf diesem Konto findet eine vollautomatische Verbuchung statt, ohne dass ein Kontoauszug erfasst wird, wie es früher der Fall gewesen ist. Auch das Mahnwesen wird automatisch gesteuert.
Die Rechnungen und Geschäftsunterlagen werden in einem elektronischen Archivierungssystem revisionssicher abgelegt, der herkömmliche Aktenschrank hat ausgedient. Deshalb musste z.B. der Wirtschaftsprüfer zur letzten Bilanzprüfung nicht im Büro durch Ordner blättern, sondern konnte alle benötigten Unterlagen digital prüfen.

Gleichzeitig kann nach elektronischer Bearbeitung jederzeit und überall auf die Daten zugegriffen werden. Nach einem Audit in 2019 wurden die Sicherheit der gesamten EDV-Struktur und die Anforderungen des Datenschutzes geprüft. Aufgrund der gewonnenen Erfahrungen wurde die EDV optimal ausgerüstet und klare Regelungen für Zugriffe und Datenschutz vorgegeben.

Digitale Kommunikation mit
Mietern
Wohnungsbewerber können sich online von zu Hause auf eine Wohnung bewerben und uns alle benötigten Unterlagen digital zur Verfügung stellen, ohne in unsere Geschäftsstelle kommen zu müssen. Im nächsten Schritt sind der Aufbau eines Mieterportals und die digitale Abbildung der Vermietungsprozesse geplant.

Digitalisierung der Technik
Der gesamte Rauchwarnmelder- und Zählerbestand wurde auf digitale Technik und automatisierte Funktionsprüfung und Ablesung umgestellt. Dies erhöht die Sicherheit in den Wohnungen, reduziert den Aufwand für Ablesung und ist für die Mieter ein Komfortgewinn, da keine Anwesenheit zur Prüfung der Rauchwarnmelder oder Ablesung der Zählerstände mehr erforderlich ist.
Bei Neubauten wird darauf geachtet, dass entsprechend leistungsstarke und zukunftsfähige Datenanbindungen, sowohl über das Kabelnetz wie auch über das Telefonnetz an mehreren Anschlussstellen in den Wohnungen zur Verfügung stehen.

Die jährliche Prüfung der Verkehrssicherheit des Wohnungsbestands wird ebenfalls bereits vor Ort elektronisch protokolliert und die Weiterbearbeitung der Feststellungen im System digital dokumentiert.
Die Digitalisierung erleichtert gerade in der aktuellen Corona-Pandemie die Arbeit ganz entscheidend. Wohnungsbesuche und persönliche Kundenkontakte können auf ein Minimum reduziert werden. Die Mitarbeiter können schnittstellenfrei mobil arbeiten und z.B. Rechnungen von zuhause elektronisch weiter bearbeiten bzw. auf Informationen zugreifen.

Erleichterung durch Homeoffice
Aktuell befindet sich ca. die Hälfte der Mitarbeiter in mobiler Arbeit und bearbeitet Rechnungen und Mietanfragen aus dem häuslichen Büro.
Da im letzten Sommer auch vorausschauend die EDV-Ausstattung verstärkt und mobile Lösungen beschafft und benutzerspezifisch eingerichtet wurden, muss für Arbeiten wie z.B. die Bearbeitung der Rechnungen oder Mietverträgen niemand ins Büro kommen. Auch die technischen Mitarbeiter starten und beenden ihre Außendiensttermine häufig im Homeoffice.
Es war in 2019 nicht absehbar, dass wir die Möglichkeiten der virtuellen Arbeit schon so schnell und so intensiv nutzen würden.
Das Projekt „Kreiswohnungsverband 4.0“, der digitale Wandel im Unternehmen, stellt allerdings in der jetzigen Pandemiesituation eine entscheidende Verbesserung der Dienstleistung und Erleichterung für das Unternehmen, seine Mitarbeiter und für die Mieter dar. (rpk)