Digitalisierungsprojekt mit DS-Digitize-Solution

Aktendigitalisierung mit KI

Kaiserslautern/Neuwied // 10.09.2024 – In einer gemeinsamen Projektbegleitung hat das Mittelstand-Digital Zentrum Kaiserslautern die DS Digitize-Solution GmbH mit Sitz in Neuwied dabei unterstützt, eine KI-basierte Software zur Indexierung von Dokumenten einzuführen. Die Indexierung und Extraktion von Schlüsselwörtern aus den eingescannten PDF-Dokumenten ist ein extrem hoher manueller Aufwand, den man mit KI stark vereinfachen kann. Zukünftig übernimmt sie ein auf der Programmiersprache Python basiertes und KI-unterstütztes System.

Das Einscannen von Akten ist auch im Jahr 2024 noch dringend notwendig, denn viele Unternehmen, Organisationen und Behörden haben sehr umfassende Altarchive, die sie in Zeiten eines papierlosen Büros eigentlich nicht vor Ort lagern möchten. Denn Akten sind nicht nur umständlich, sondern auch gefährdet: Gründer von DS Digitize-Solution Christian zur Hausen denkt an Hochwasser, Feuer oder Diebstahl. Hinzu kommt die intelligente Rechteverwaltung. „Durch die Digitalisierung sparen die Unternehmen viel Platz und außerdem stehen die Daten stets allen Berechtigten zur Verfügung“, so der Gründer.

Der eigentliche Akt der Digitalisierung ist dabei schon lange kein Problem mehr: innerhalb von 1,5 Stunden ist eine durchschnittliche Akte eingescannt. Die große Herausforderung ist hingegen die Indexierung der Dokumente. Die Kunden möchten schließlich wissen, was in den Dokumenten zu lesen steht und dementsprechend in der Datei auch danach suchen können. „Die Indexierung ist ein extrem hoher manueller Aufwand und wir wollten das strukturiert haben“, meint der Unternehmer. Wie vielen anderen Menschen in den letzten Jahren ist zur Hausen dann eine bestimmte Technologie in den Kopf gekommen: Künstliche Intelligenz.

Über eine Veranstaltung bei der Industrie- und Handwerkskammer kam Christian zur Hausen zum Mittelstand-Digital Zentrum Kaiserslautern. Nach dem Erstkontakt entwickelte sich schnell eine Projektbegleitung zwischen dem Unternehmen und dem Zentrum. Das Ziel war die Entwicklung eines auf der Programmiersprache Python basierten und KI-unterstützten Systems zur Indexierung von Dokumenten und der Extraktion von Schlüsselwörtern aus den eingescannten PDF-Dokumenten.

Mittlerweile läuft die Software sehr zuverlässig und Christian zur Hausen macht immer neue Erfahrungen mit dem Werkzeug. „Ich kann nur ein riesiges Lob an das Team vom Mittelstand-Digital Zentrum Kaiserslautern aussprechen“, meint der Geschäftsführer. Besonders gut gefallen haben ihm die Geschwindigkeit in der Umsetzung und der Austausch auf Augenhöhe. Christian zur Hausen ist sich sicher, dass er mit der Lösung die richtige Entscheidung getroffen hat. „Python ist sehr viel schneller als ChatGPT“, sagt er.
Für das Jahr 2024-2025 ist eine Weiterentwicklung der Software geplant. Danach wird das System in der Lage sein, Dokumente dynamisch auszuwerten und diese intelligent zu klassifizieren. Dieser Prozess ermöglicht eine noch effizientere und präzisere Verarbeitung, was den Kunden eine schnellere und genauere Indexierung der Daten bietet.

Weitere Infos zur Projektbegleitung mit der DS Digitize-Solution GmbH gibt es hier: https://digitalzentrum-kaiserslautern.de/digitalisierung-und-indexierung-von-dokumenten

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